Simples Nacional: o que é, quem pode optar e o que impede a entrada

GRL Accountability

O que o Simples Nacional é, na prática

Instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, o Simples Nacional é um regime unificado de arrecadação. Em vez de apurar cada tributo em sua própria guia, com seu próprio prazo e sua própria declaração, a empresa apura uma única alíquota sobre a receita bruta do mês e paga tudo em um documento só: o DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

Dentro do DAS estão o IRPJ, a CSLL, o PIS/Pasep, a Cofins, o IPI, a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) e, conforme a atividade, o ICMS ou o ISS. É esse alcance que torna o regime tão competitivo para quem tem folha de pagamento: os 20% de contribuição patronal sobre a remuneração, que fora do Simples são pagos à parte, já estão embutidos na alíquota — com uma exceção importante, o Anexo IV, em que a CPP continua por fora.

Em telas estreitas, deslize a figura para o lado.

Em troca da simplicidade, o regime não gera crédito e não deduz despesa. A empresa não credita ICMS das compras, não credita PIS e Cofins, e não abate da base nenhum custo — nem folha, nem aluguel, nem comissão de plataforma. Paga sobre o que entra, tendo lucro ou não.

Quem pode optar: os limites de receita

O regime alcança dois portes definidos no art. 3º da Lei Complementar nº 123/2006:

• ✓ Microempresa (ME): receita bruta anual de até R$ 360.000,00.
• ✓ Empresa de pequeno porte (EPP): receita bruta anual acima de R$ 360.000,00 e até R$ 4.800.000,00.

Os dois limites são anuais e proporcionais ao número de meses de atividade no ano em que a empresa abre. Uma empresa aberta em julho tem, naquele ano, um teto de R$ 2,4 milhões, e não de R$ 4,8 milhões — e é por proporcionalidade que muitas empresas novas estouram o limite sem imaginar que estavam perto dele.

Existe ainda um segundo patamar, o sublimite estadual de R$ 3,6 milhões, que não exclui a empresa do regime, mas tira o ICMS e o ISS do DAS. Ele é tratado em detalhe em um artigo próprio desta série.

As vedações que barram a entrada

Caber no limite de receita não basta. O art. 3º, § 4º, e o art. 17 da mesma lei trazem uma lista de impedimentos, e boa parte deles nada tem a ver com a atividade exercida:

• ✓ Sócio pessoa jurídica. Se qualquer quota do capital pertence a outra empresa, a opção está vedada.
• ✓ Sócio domiciliado no exterior ou filial de empresa com sede fora do país.
• ✓ Sócio em outra empresa cuja receita somada ultrapasse R$ 4,8 milhões, ou que participe com mais de 10% de empresa não optante quando a soma passa do teto.
• ✓ Débito com a Fazenda federal, estadual, municipal ou com o INSS sem exigibilidade suspensa. É o motivo mais comum de indeferimento em janeiro.
• ✓ Atividade vedada: instituições financeiras, factoring, importação de combustíveis, cessão de mão de obra fora das exceções legais, entre outras do art. 17.

O prazo: janeiro decide o ano inteiro

Para a empresa já constituída, a opção é feita no portal do Simples Nacional até o último dia útil de janeiro, e produz efeitos retroativos a 1º de janeiro. Não há meio-termo: pediu em fevereiro, só no ano seguinte.

Para a empresa recém-aberta, o prazo é de 30 dias contados do último deferimento de inscrição — estadual ou municipal, o que vier por último —, desde que não tenham passado 180 dias da inscrição no CNPJ. Nesse caso, o efeito é retroativo à data de abertura.

Enquanto o pedido é analisado, o sistema faz o chamado agendamento e verifica pendências. Quem faz a solicitação nos primeiros dias de janeiro ainda tem tempo de regularizar o que aparecer e refazer o pedido dentro do prazo; quem deixa para o dia 30, não.

Poder optar não é o mesmo que dever optar

Na maior parte dos casos, o Simples é a resposta certa para quem está começando — especialmente quando há folha de pagamento, porque a CPP dentro do DAS é uma economia difícil de superar. Mas há situações em que ele perde: empresa de margem apertada e volume alto, empresa que compra muito de pessoa jurídica e teria crédito de PIS e Cofins, empresa de serviço com folha pequena que cairia no Anexo V.

A conta correta compara os três regimes com os números reais da empresa e a projeção dos doze meses seguintes. É um trabalho de dezembro, não de janeiro — porque em janeiro só há tempo de executar a decisão, não de tomá-la.

Fontes: Lei Complementar nº 123/2006, arts. 3º, 13, 16, 17 e 18; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 2º, 6º, 7º e 15. Texto conferido na fonte oficial em 8 de setembro de 2026. As vedações citadas são as mais frequentes, e não a lista integral do art. 17. Confirme o enquadramento da sua empresa com a GRL Accountability.