Separar a conta da empresa da conta pessoal: o roteiro de trinta dias para o MEI
A recomendação mais repetida em toda primeira reunião com um MEI é a mesma: separe a conta da empresa da conta pessoal. E a mais ignorada, porque parece burocracia. Não é. É a diferença entre saber quanto o negócio ganha e achar que sabe; entre responder a uma intimação com um extrato e reconstruir um ano de Pix; entre chegar à migração para microempresa com a casa arrumada e começar do zero. Este é o roteiro de quatro semanas para quem hoje mistura tudo numa conta só.
GRL Accountability- Semana 1: conta no CNPJ e chave Pix do CNPJ. Semana 2: migrar maquininha, plataformas e clientes.
- Semana 3: definir uma retirada fixa, em dia fixo, em vez de usar a conta da empresa como carteira.
- Semana 4: o extrato vira livro-caixa, e o relatório mensal sai dele em minutos.
- Três meses de extrato limpo entregam os três números que faltavam: receita, custo e retirada.
Por que separar, em três frases
- ✓ Para saber quanto o negócio ganha. Sem separação, o lucro do mês é o que sobrou na conta depois do mercado, do aluguel de casa e da mensalidade da escola, o que não é lucro nem prejuízo, é confusão.
- ✓ Para provar a receita. A Receita Federal cruza os totais bancários com a DASN e com o imposto de renda do titular; na conta pessoal, tudo parece receita. Explicamos o cruzamento em Pix na conta pessoal: o que a Receita vê do seu MEI.
- ✓ Para dar o próximo passo. Crédito para a empresa, migração para microempresa, contratação de empregado: tudo começa com um extrato que mostre o negócio, e não a vida do dono.
Semana 1: abrir a conta e criar a chave
O MEI pode abrir conta em nome do CNPJ em qualquer banco, e vários bancos digitais oferecem conta PJ sem tarifa para MEI. Leve o certificado da condição de MEI (CCMEI) e o documento do titular. No mesmo dia, crie a chave Pix do CNPJ: é ela que vai nos cartazes, nos links de cobrança e nas mensagens para clientes. A partir daqui, a regra é uma: venda recebe na conta da empresa.
Não feche a conta pessoal nem transfira o saldo antigo de uma vez. A conta da empresa começa do zero, e o que já está na pessoal fica na pessoal.
Semana 2: migrar os recebimentos
- ✓ Maquininha: altere a conta de recebimento para a conta do CNPJ. Se a maquininha está no seu CPF, troque por uma no CNPJ; as taxas costumam ser iguais e as vendas passam a ser informadas ao fisco no CNPJ, onde devem estar.
- ✓ Marketplace e link de pagamento: mesma coisa, conta de repasse no CNPJ.
- ✓ Clientes recorrentes: avise a nova chave Pix. Uma mensagem padrão resolve: "a partir de agora, os pagamentos vão para a conta da empresa, chave [CNPJ]".
- ✓ Boleto e cobrança: se você emite, emita pela conta da empresa.
No fim da segunda semana, toda entrada de venda está no CNPJ. Se algum cliente ainda mandar para a conta pessoal, transfira para a da empresa no mesmo dia, com a descrição "venda cliente X", para o rastro ficar correto.
Semana 3: definir a retirada do dono
Aqui está a mudança de hábito. Em vez de usar a conta da empresa como carteira, você define uma retirada fixa, num dia fixo, para a conta pessoal. É o seu "salário". No MEI não há obrigação de pró-labore formal, e a retirada é tratada como lucro; o que importa é que ela seja uma transferência identificável, e não dezenas de pequenos saques. A conta da empresa paga o que é da empresa: fornecedores, DAS, maquininha, aluguel do ponto, embalagem, transporte. A conta pessoal paga o resto, com o dinheiro da retirada.
Quanto retirar? O que a empresa comporta depois de pagar os custos e de guardar uma reserva para o DAS, para o mês fraco e, se você tem empregado, para o 13º e as férias. No primeiro mês a conta sai errada; no terceiro, você descobre o número verdadeiro do seu negócio. E há um limite fiscal para a retirada isenta, que depende da atividade; explicamos em quanto do dinheiro do MEI é seu e sai isento de imposto de renda.
Semana 4: transformar o extrato em controle
Com as vendas entrando na conta da empresa e as despesas saindo dela, o extrato passa a ser o seu livro-caixa. O relatório mensal de receitas brutas sai dele em minutos: total das vendas do mês, pelo valor cheio, com as notas anexadas. Pegue a planilha que disponibilizamos naquele artigo, preencha o mês que acabou de fechar e marque no calendário o dia 20 de cada mês para repetir.
Com três meses de extrato limpo você tem, pela primeira vez, três números confiáveis: receita, custo e retirada. É com eles que se decide preço, se decide contratar e se decide, mais adiante, se o MEI ainda cabe. Escrevemos sobre a diferença entre lucro e dinheiro na conta em deu lucro, mas não tem dinheiro na conta: para onde foi?
Três erros que desfazem o trabalho
- ✓ Pagar despesa pessoal com o cartão da empresa "porque estava na mão". Uma vez por mês vira dez, e o extrato volta a ser inútil. Se aconteceu, registre como retirada.
- ✓ Colocar dinheiro pessoal na empresa sem anotar. É legítimo, mas precisa constar como aporte, senão parece receita não declarada.
- ✓ Manter a maquininha no CPF porque a taxa era menor. As vendas no cartão são informadas ao fisco por CPF e por CNPJ; no CPF, elas viram renda da pessoa física sem origem.
Quem separa as contas descobre, em geral, uma de duas coisas: que a empresa ganha mais do que parecia, e a retirada estava baixa demais; ou que ganha menos, e o padrão de vida estava sendo financiado pelo caixa do negócio. As duas descobertas valem o trabalho de trinta dias. A segunda, em especial, costuma chegar tarde demais quando as contas estão misturadas.
Fontes: Portal do Empreendedor — certificado da condição de MEI e atualização cadastral; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 106 e 145; Receita Federal — e-Financeira (IN RFB nº 1.571/2015). A abertura de conta PJ e as tarifas dependem de cada banco.
Quer alguém ao lado nesses trinta dias?
A GRL Accountability monta a conciliação, define a retirada do dono e transforma o extrato da conta da empresa no seu relatório mensal.