Nota conjugada: como emitir peça e serviço no mesmo atendimento
Depois de aceitar que peça e mão de obra têm impostos diferentes, vem a pergunta prática: e a nota, sai como? A resposta depende de onde a oficina está, porque quem manda no documento da peça é o estado e quem manda no documento do serviço é o município. Existem dois caminhos válidos, e o pior de todos é o terceiro, que é emitir um documento só com a palavra "conserto" e um valor. Este artigo mostra os campos de cada nota, o que muda de estado para estado e como conferir no fim do mês.
GRL Accountability- Duas notas sempre funcionam: uma de venda com as peças, outra de serviço com a mão de obra.
- A nota conjugada existe, mas depende de o estado admitir o modelo e de o município aceitá-lo.
- A base do ISS é o preço do serviço, e nada além dele.
- No fim do mês, três totais precisam bater: notas de venda, notas de serviço e o que entrou no caixa.
Os dois caminhos válidos
O caminho mais comum, e o mais simples de defender, são duas notas para o mesmo atendimento: uma nota fiscal eletrônica de venda, emitida contra o cliente, com as peças; e uma nota fiscal de serviço eletrônica, emitida no sistema do município, com a mão de obra. As duas citam o mesmo número de ordem de serviço e a mesma placa, o que as amarra uma à outra para qualquer conferência posterior.
O segundo caminho é a nota conjugada, um documento único que traz as duas bases separadas: o valor das mercadorias com o ICMS e o valor dos serviços com o ISS. Ela existe porque a operação é realmente uma só do ponto de vista do cliente, e vários estados a preveem no regulamento do ICMS. Mas ela depende de duas autorizações que nem sempre coincidem: o estado tem de admitir o modelo, e o município tem de aceitar que o ISS daquele atendimento seja documentado ali. Onde as duas coisas não se encontram, o caminho seguro continua sendo o de duas notas.
A decisão não é do contador nem do fornecedor do sistema: é da legislação do seu estado e do seu município. Antes de configurar a emissão, confirme no regulamento do ICMS estadual se a nota conjugada é admitida para a atividade e, na prefeitura, se o ISS pode ser documentado nela. Enquanto a resposta não for clara nos dois, duas notas nunca são erradas.
A nota da peça, campo a campo
- ✓ Natureza da operação e CFOP: venda de mercadoria dentro do estado. O CFOP muda conforme a peça tenha ou não substituição tributária, e conforme ela tenha sido adquirida para revenda ou produzida por terceiro; quem define é a situação de cada item no seu estoque.
- ✓ Item a item, com código e NCM. A peça precisa aparecer identificada, com quantidade e valor unitário. É o que permite conferir a saída contra a entrada no estoque.
- ✓ CEST, quando houver. Autopeças estão no Anexo II do Convênio ICMS 142/2018, e o documento deve trazer o CEST de cada mercadoria listada nos anexos, ainda que a operação não esteja sujeita à substituição naquele momento.
- ✓ CSOSN, no Simples Nacional. A empresa do Simples não destaca ICMS na nota; ela informa o código de situação da operação. O 500 é o da mercadoria com ICMS já recolhido por substituição, que é o caso mais comum em peças.
A nota do serviço, campo a campo
- ✓ Código do serviço 14.01 da lista da Lei Complementar nº 116/2003, ou o equivalente na tabela do seu município. Recondicionamento de motor é 14.03; funilaria e pintura costumam ter subitem próprio.
- ✓ Base de cálculo igual ao preço do serviço, e só dele. O art. 7º da lei é explícito, e a peça está fora por força do item 14.01. Somar a peça aqui é pagar ISS sobre mercadoria.
- ✓ Discriminação com a ordem de serviço e a placa. É o campo que amarra a nota de serviço à nota de venda e ao orçamento assinado pelo cliente.
- ✓ Sem destaque de ISS no Simples Nacional, porque o imposto está dentro do DAS, salvo quando a oficina passa do sublimite e recolhe o ISS direto à prefeitura.
Nos municípios que já adotaram o padrão nacional da NFS-e, os campos mudam de nome, mas a lógica é a mesma: o que entra na base é a mão de obra. A oficina que presta serviço para frota de empresa deve ficar atenta à retenção do ISS pelo tomador, que alguns municípios exigem e que muda o valor a receber, não o imposto devido.
O fechamento do mês: três totais que precisam bater
Toda conferência de oficina se resume a três números. O total das notas de venda do mês é a receita de revenda a declarar no Anexo I. O total das notas de serviço é a receita de serviços a declarar no Anexo III. E a soma dos dois tem de ser igual ao que entrou no caixa e no cartão, descontadas as vendas canceladas.
Quando o primeiro número não bate com a saída do estoque, há peça saindo sem nota, e isso aparece no inventário. Quando o segundo não bate com as ordens de serviço fechadas, há mão de obra faturada como peça, ou serviço feito sem nota. E quando a soma não bate com o caixa, há atendimento inteiro fora do sistema. Nenhum dos três é problema de contabilidade: são problemas de rotina que a contabilidade só descobre depois. Os indicadores que antecipam isso estão no artigo os números da oficina para olhar todo mês.
Fontes: Lei Complementar nº 116/2003, art. 7º e itens 14.01 e 14.03; Lei Complementar nº 123/2006, art. 18, § 4º; Convênio ICMS 142/2018, cláusula sétima e Anexo II. Os modelos de documento e a aceitação da nota conjugada dependem do regulamento do seu estado e do seu município; confirme com a GRL Accountability.
A nota da sua oficina separa as duas bases?
A GRL Accountability confere o CFOP e o código de serviço das suas notas e concilia o que foi emitido com a apuração do mês.