MEI que vende produto: inscrição estadual, nota de entrada e a armadilha do fornecedor de outro estado

GRL Accountability

A inscrição estadual: por que você tem uma

Quem registra uma ocupação de comércio ou indústria é contribuinte do ICMS, e por isso o DAS traz a parcela de R$ 1,00 desse imposto. Ser contribuinte exige inscrição no cadastro do estado, a inscrição estadual, que na maioria dos estados é concedida automaticamente na formalização, por meio da Redesim, e aparece no certificado do MEI. Em alguns estados ela precisa ser solicitada ou ativada; a consulta é feita no Sintegra ou no cadastro da Secretaria da Fazenda do estado, pelo CNPJ.

A inscrição não é um detalhe cadastral. É ela que permite emitir nota de venda de mercadoria, comprar de fornecedores que só vendem para contribuinte e, na outra ponta, é ela que faz o estado enxergar você como alguém que deve as obrigações do ICMS, ainda que o imposto em si esteja no valor fixo do DAS.

A nota de entrada: toda mercadoria tem de ter uma

Regra simples e frequentemente ignorada: toda mercadoria que entra no seu estoque precisa de nota fiscal em nome do seu CNPJ. Não é só para o relatório mensal, embora a Resolução CGSN nº 140/2018 mande anexar as notas de compra a ele. É porque mercadoria sem nota é mercadoria sem origem, e a fiscalização estadual, em trânsito ou no ponto de venda, apreende e autua por isso. O Perguntão da Receita coloca entre as obrigações do MEI emitir documento fiscal para destinatários com CNPJ, salvo se o destinatário emitir nota de entrada; o espelho disso é que, ao comprar, você precisa da nota do fornecedor.

Comprou de pessoa física, de um produtor artesanal ou de um fornecedor informal? Aí a obrigação de documentar a entrada é sua, e o instrumento varia por estado (nota fiscal avulsa, nota de entrada emitida por você quando o estado permite ao MEI). É uma conversa a ter antes da compra, não depois.

A armadilha: o fornecedor de outro estado

Quando você compra de um fornecedor do seu próprio estado, o ICMS da operação já veio na nota dele e o assunto termina aí. Quando compra de outro estado, a nota vem com a alíquota interestadual, menor que a interna, e a Lei Complementar nº 123/2006, no art. 13, § 1º, XIII, "h", deixa fora do Simples Nacional o ICMS relativo à diferença entre a alíquota interna e a interestadual nas aquisições de outros estados. É o diferencial de alíquota, e como a competência é estadual, cada estado decide se e como cobra do MEI:

• ✓ Estados que cobram o diferencial nas compras para revenda, com guia própria (em geral a GNRE) e prazo contado da entrada da mercadoria.
• ✓ Estados que cobram só nas compras para uso ou consumo, e dispensam as compras para revenda. É o caso do Rio Grande do Sul, segundo a orientação da própria Receita estadual.
• ✓ Estados que dispensam o MEI do diferencial, por lei ou decreto estadual.

Somado a isso há a substituição tributária: para produtos como bebidas, cosméticos, autopeças, materiais de construção e vários outros, o ICMS de toda a cadeia é recolhido antecipadamente, e na compra interestadual de um produto sujeito à substituição o imposto pode ser devido na entrada, pelo comprador, se o fornecedor não o reteve. Não há regra nacional única para o MEI; há a lista de produtos de cada estado.

E quando você vende para outro estado?

Aqui a notícia é boa. O diferencial de alíquota nas vendas a consumidor final de outro estado, criado pela Emenda Constitucional nº 87/2015, foi afastado para as empresas do Simples Nacional pelo Supremo Tribunal Federal, que suspendeu a cláusula do convênio que o exigia e depois julgou a matéria. O MEI que vende pela internet para um cliente pessoa física de outro estado não recolhe esse diferencial; o ICMS dele continua sendo o R$ 1,00 do DAS. O que ele precisa é da nota de venda, que a partir de 2027 é obrigatória para toda venda, inclusive a consumidor. Explicamos a emissão em nota fiscal do MEI: o que muda em 2027 e como emitir.

Três hábitos que evitam a autuação

• ✓ Nota de entrada de tudo, no CNPJ, anexada ao relatório mensal do mês da compra. Sem exceção para "compra pequena".
• ✓ Fornecedor de outro estado só depois de saber a regra do seu estado para aquele produto. Uma pergunta antes da primeira compra vale por todas as seguintes.
• ✓ Ocupações coerentes com o que você vende. Vender produto com ocupação só de serviço é operar sem inscrição estadual e sem poder emitir a nota certa. Veja escolhendo a ocupação do MEI.

Fontes: Lei Complementar nº 123/2006, art. 13, § 1º, XIII, e art. 18-A, § 3º, V; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 106 e 108; Receita Federal — Perguntas e Respostas MEI e SIMEI, item 3.6; Receita Estadual do RS — MEI e o diferencial de alíquota; STF, ADI 5.469. A regra do diferencial e a lista de substituição tributária são de cada estado; confirme as suas com a GRL Accountability.